Con fecha 30 de enero de 2023, el Boletín Oficial del Estado ha publicado la Resolución de 17 de enero de 2023, de la Subsecretaría, mediante la cual se aprueba los plazos de conservación y destrucción, de archivos documentales, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones y custodiadas por el Ministerio de Justicia. Descarga Boletín Oficial
El artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio creó la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización y destrucción de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal.
La resolución del 17 de enero, establece que, el proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación mediante la oportuna protección contra intromisiones externas.
El método empleado será el adecuado para imposibilitar la reconstrucción de la documentación y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Las destrucciones de documentos electrónicos se realizarán conforme a las Recomendaciones para el borrado lógico de documentación electrónica y destrucción física de soportes informáticos de la Administración General del Estado.
Estableciéndose en estas recomendaciones que:
- Se debe respetar las previsiones del Esquema Nacional de Seguridad, en especial para la medida mp.si.5 (Borrado y destrucción).
- Dejar constancia exhaustiva/completa de esta destrucción en el expediente de eliminación.
- Destrucción de todas las copias de los documentos cuya eliminación esté autorizada, incluidas las copias de seguridad, las copias de conservación y las copias de seguridad electrónica, salvo las copias o ficheros de respaldo (“back-up”)
En los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, (CSCDA), se establecerán los tipos de documentos y plazos de conservación y su posterior destrucción.
Documentos a destruir que establece la resolución:
- Reconocimiento del derecho a la asistencia jurídica gratuita.
- Comisiones rogatorias civiles.
- Comisiones rogatorias penales
- Registro de entrada y salida de documentos.
- Actas y expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos.
- Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones.
- Quejas y sugerencias.
Plazos de conservación previa a la destrucción dependiendo del documento y dictamen:
Del procedimiento de destrucción se levantará la correspondiente acta, expresiva del dictamen aplicado, volumen de documentación y régimen de custodia interna o externa de la documentación, conforme al modelo de la (CSCDA). Remitiéndose a la Secretaría General Técnica del Ministerio de Justicia un ejemplar del acta de destrucción. Asimismo, conforme al apartado 3 del artículo 7 del Real Decreto 1164/2002, otro ejemplar deberá hacerse llegar a la (CSCDA), en el plazo de diez días desde las actuaciones
No obstante, el artículo 55.2 la de Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio contempla que en ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos a dictamen del (CSCDA).
