Una vez cerrado el ejercicio social en las sociedades de capital (en la mayoría de los casos el 31 de diciembre) procede cumplir con las obligaciones relativas a las cuentas anuales. Así, el órgano de administración debe formular las cuentas dentro de los tres primeros meses del ejercicio, esto es, antes del 31 de marzo, y someter las mismas a la junta general, para su aprobación, dentro de los primeros seis meses. 

Para una gran parte de las sociedades, pequeñas y no tan pequeñas, la junta general en la que se debata sobre la aprobación de las cuentas, la aplicación del resultado y la gestión del órgano de administración, será probablemente la única junta que se celebre durante el ejercicio, si bien la práctica nos demuestra que a menudo esta junta, en realidad, ni siquiera tiene lugar.

Lo que a menudo sucede no es ya que se celebre una junta universal fingida, esto es, sin la presencia física de los socios que no llegan a reunirse, pero donde, a modo de junta por escrito y sin sesión, se obtiene la firma de todos ellos mediante la circulación del acta entre los socios (lo que en principio es irreprochable); sino que la experiencia nos dice que es una práctica muy extendida la de emitir certificaciones de acuerdos sociales de juntas que, o bien no han tenido lugar, o que habiéndose celebrado no se ha redactado la correspondiente acta. Y ello con objeto de cumplir el mero trámite de depósito o inscripción registral.

Se trata de una mala práctica societaria muy extendida que vendría fomentada, en parte, por los hábitos de gestores o asesores no especializados que a menudo se limitan a preparar la documentación mínima exigible para conseguir que las cuentas anuales queden depositadas en el Registro Mercantil sin conceder la necesaria importancia a las formalidades societarias o, lo que es peor, por los propios Registros Mercantiles que en sus páginas web facilitan modelos estándares de certificaciones que no sólo favorecen el hecho de que no se celebren las correspondientes juntas y se redacten las correspondientes actas, sino que probablemente nunca reproducirán fielmente la realidad de lo sucedido, si es que la reunión ha existido.

Estas prácticas que en un escenario de paz societaria no tendrán mayor trascendencia, se pueden convertir en un serio problema en situaciones sobrevenidas de conflictos societarios (o de insolvencia), pudiendo incluso incurrirse en delito.

Por un lado, los acuerdos adoptados con simulación de una junta universal son contrarios al orden público por no haber sido adoptados en una junta general celebrada con arreglo a los requisitos legales y, en consecuencia, no están sujetos al plazo de caducidad del art. 205.1 LSC.

Es el caso de la Sentencia de la Audiencia Provincial de Barcelona de 15 de noviembre de 2012 (EDJ 2012/328407), que declara la nulidad de tres supuestas juntas generales de aprobación de cuentas señalando que:

“La validez de los acuerdos sociales que constan adoptados en juntas generales universales, supuestamente celebradas el 30 de junio de los años 2007, 2008 y 2009, exigía que hubieran sido realmente celebradas con la asistencia de todos los socios y que éstos aceptaran por unanimidad su celebración. Los acuerdos sociales impugnados están viciados de nulidad por no haber sido adoptados en unas juntas generales que cumplieran los referidos requisitos legales.

Por consiguiente, es legítimo y ajustado a derecho el ejercicio por la actora de una acción de impugnación de acuerdos sociales viciados de nulidad, sin que pueda atribuírsele a ese ejercicio el carácter de abuso de derecho.”

Por otro lado, tampoco sana el vicio, como es lógico, el hecho de que nos encontremos ante sociedades de composición familiar, o formadas por matrimonios que terminan en disolución, y donde es frecuente este tipo de conflictos.

Así, señala la sentencia que:

“El Tribunal Supremo, en la referida sentencia, afirma que no pueden considerarse válidas "por el hecho de desarrollarse en el núcleo de sociedades familiares, no hay norma que ampara esta excepción para tales sociedades. Si los familiares se acogen a la fórmula societaria porque les interesa, deben soportar las cargas que conlleva".

Además de lo anterior, o sin perjuicio de la nulidad de los acuerdos, estas conductas podrían incluso desembocar en la comisión un ilícito penal.

Es el caso de la Sentencia de la Audiencia Provincial de Baleares, sec.1ª, de 9 de marzo de 2000 (EDJ 2000/9581), que resuelve un caso donde el administrador certificó unos acuerdos de aprobación de cuentas anuales que no habían tenido lugar, señalando que:

“en el supuesto sujeto a la actual controversia, y en el sentido que acaba de exponerse, la actuación falsaria no fue inocua ni desprovista de intencionalidad y/o trascendencia, puesto que como consecuencia de los acuerdos falsamente certificados tuvieron lugar las aprobaciones de gestiones y cuentas de ambas sociedades para el ejercicio 1994, lo que permitió un funcionamiento societario formal o facialmente correcto, pero materialmente apartado del control legalmente prevenido, que fue consciente y maliciosamente eludido a base de hacer ingresar en el Registro Mercantil las mencionadas aprobaciones ficticias...”.

En definitiva, es necesario tomar consciencia de la importancia de llevar a cabo un escrupuloso cumplimiento de las formalidades societarias, de la correcta llevanza de los libros de actas de junta y de consejo, y resto de libros obligatorios del empresario, especialmente en estos tiempos de constante incremento de las obligaciones y responsabilidades de los administradores sociales, y ello comenzando por la primera regla que aprenderá cualquier abogado junior en un despacho que se dedique al asesoramiento societario: cuídate muy bien de que sólo se certifiquen aquellos acuerdos sociales de los que haya constancia en su correspondiente acta debidamente cumplimentada.