Lo que algunos incautos consideran mera burocracia en la práctica mercantil, constituye un elemento clave para juzgar la validez de los acuerdos alcanzados en el ámbito de societario: el acta de la Junta General de Socios (SL) ó de Accionistas (SA). La correcta llevanza y redacción de las actas limitará también las posibilidades de los socios de impugnar los acuerdos contenidos en las mismas.
La obligatoriedad del acta
La Ley de Sociedades de Capital es tajante: todos los acuerdos sociales deben constar en acta. Igualmente, la Ley impone la obligación de que el acta de la Junta sea aprobada por dicho órgano al final de la sesión ó en su defecto en el plazo máximo de 15 días mediante aprobación del presidente de la Junta y de dos socios que actúen como interventores (uno representando a la mayoría del capital social con derecho a voto y otro a la minoría).
El acta notarial
Es usual también en Junta Generales conflictivas, que existan interesados en exigir el levantamiento de un acta notarial de la Junta General. Quien acude al mecanismo del acta notarial de la Junta General, lo hace con la finalidad de recoger de forma fehaciente y precisa todo lo manifestado, así como su fecha; bien para fundar futuras acciones legales, bien para defenderse de las mismas con mejores argumentos.
¿Quién está legitimado para requerir al órgano de administración de la mercantil en cuestión la presencia de notario para levantar acta notarial de la Junta General?
En primera instancia son los propios administradores los que tienen la facultad legal de requerir directamente la presencia de fedatario público para que levante acta notarial de la Junta General.
Si los administradores de manera voluntaria no deciden instar el acta notarial de la Junta General, los socios pueden obligarles a hacerlo siempre y cuando cumplan con dos requisitos:
- Que lo hayan solicitado con al menos 5 días de antelación a la celebración de la Junta. Aunque la Ley guarda silencio con respecto al medio por el que se practica la comunicación, es conveniente que el socio se asegure un medio escrito y fehaciente de notificación (v.gr: burofax con acuse de recibo y certificación literal del contenido ó requerimiento notarial).
- Los socios que la insten deben titular al menos un 1% del capital en caso de SA ó un 5% si se trata de una SL.
Si se hubiera solicitado acta notarial de la Junta General en tiempo y forma, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en dicho instrumento público. Es importante también saber que el acta notarial de la Junta no se somete a aprobación (lógico, toda vez que ya da fe de lo acordado el Notario), sustituye al acta notarial de la Junta y los gastos que ocasiona (honorarios notariales) deben ser asumidos por la propia sociedad ex artículo 203.3 de la Ley de Sociedades de capital.
