Novedades en los procesos de facturación y adaptación de sistemas informáticos

La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, detalla las especificaciones técnicas y funcionales para los sistemas de facturación usados por empresarios y profesionales, según los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y en el Reglamento sobre obligaciones de facturación aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Entrada en vigor

La orden entra en vigor al día siguiente de su publicación en el BOE, es decir, 29 de octubre de 2024.

¿A quién afecta?

Esta normativa afecta a:

Productores y comercializadores de software de facturación: quienes desarrollen y vendan estos programas deben garantizar que sus productos cumplan con los requisitos técnicos descritos.
Usuarios del software de facturación: empresarios y profesionales que realicen actividades económicas y usen estos sistemas para su facturación.

Alcance de la Orden

La normativa desarrolla el artículo 3.1 del RD 1007/2023, que establece los requisitos de los sistemas de facturación en términos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, garantizando que los registros de facturación no tengan interpolaciones, omisiones o alteraciones.

Obligados:

Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS), salvo entidades exentas según el artículo 9.1 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre. Las entidades parcialmente exentas (art. 9, apdos. 2, 3 y 4) estarán obligadas solo por operaciones generadoras de rentas sujetas y no exentas del impuesto.
Contribuyentes del IRPF con actividades económicas.
Contribuyentes del IRnR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos a sus miembros.

Esta normativa no se aplicará a los contribuyentes que lleven sus libros registros conforme al artículo 62.6 del Reglamento del IVA (SII).

Adaptación de los sistemas informáticos

Los obligados tributarios a deben adaptar sus sistemas informáticos antes del 1 de julio de 2025, asegurando que cumplen las especificaciones técnicas y funcionales del reglamento.

Sistema VERIFACTU de la AEAT

En un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden, es decir, el 29 de julio de 2025, la AEAT dispondrá en su sede electrónica de un servicio para recibir registros de facturación enviados por sistemas de emisión de facturas verificables. El uso del sistema VERIFACTU será voluntario para los contribuyentes.

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Requisitos técnicos de la Orden

La Orden establece los requisitos técnicos específicos que deben cumplir los programas de facturación, entre ellos:

Integridad e inalterabilidad de los registros: los registros deben generar una huella o “hash” única y firmada electrónicamente para evitar modificaciones no autorizadas.
Trazabilidad: cada registro debe enlazarse con el anterior, formando una cadena cronológica que permita rastrear cada factura y garantizar su autenticidad.
Conservación y accesibilidad: los registros deben mantenerse en un formato legible y exportable, permitiendo su consulta en todo momento, y ser susceptibles de conservación externa siempre que se garantice su integridad.
Remisión de información: los programas deben conectarse a la AEAT mediante certificados electrónicos y protocolos seguros para el envío de registros.
Generación de eventos: los sistemas deben registrar anomalías en la integridad, inalterabilidad o trazabilidad, así como eventos periódicos para verificar su correcto funcionamiento.
Firma electrónica: la firma debe cumplir con los estándares europeos y estar asociada a un certificado cualificado emitido por un proveedor de confianza.

Requisitos adicionales

Además, la Orden impone requisitos específicos adicionales:

Declaración responsable: los desarrolladores y proveedores deben emitir una declaración responsable que asegure que el software cumple con los estándares legales de integridad, inalterabilidad, conservación, accesibilidad, y trazabilidad, incluyendo datos técnicos del sistema.
Código QR y leyenda en facturas: las facturas deben incluir un código QR que permita su verificación en la sede de la AEAT. En el sistema VERIFACTU, las facturas deberán mostrar una leyenda que indique su verificabilidad en la sede electrónica de la AEAT.
Formato de registros: los registros deben generarse en formato XML con codificación UTF-8, siguiendo la estructura y contenido específicos detallados en el anexo de la Orden, que incluye datos como el NIF del emisor, número de serie y fecha de expedición.
Sistema de remisión voluntaria VERIFACTU: los sistemas que se adhieran voluntariamente a VERIFACTU deben implementar controles para regular el flujo de envíos y gestionar incidencias técnicas, enviando los registros en tiempo real o en cuanto se restablezca el servicio.
Mecanismo de exportación segura: los programas deben permitir la exportación de registros a un soporte externo en un formato legible sin alterar su integridad y continuidad en la cadena de registros.
Protección y recuperación ante fallos: los sistemas deben contar con políticas de generación de eventos para alertar sobre fallos de integridad o trazabilidad, y con mecanismos de almacenamiento seguro y copia de seguridad.

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