La factura electrónica es un método que ha venido para quedarse. Desde la aprobación de la Ley Crece y Crea en 2022 las empresas y autónomos han acelerado el proceso de implementación de esta tecnología. No solamente por razones de comodidad o eficiencia, sino también por obligatoriedad.

Ya que, desde la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crece y Crea el 7 de diciembre del 2023, los autónomos tendrán un plazo de entre uno y dos años para implementar la facturación electrónica en función de su nivel de facturación. Por eso, si eres dueño de un negocio deberás implementar este sistema.

Para que te pongas al día, te traemos este artículo en donde te explicamos los entresijos de esta nueva ley. Porque, como siempre, en onLygal, estamos aquí para ayudarte en todos los asuntos relacionados con tu negocio.

Sigue leyendo para averiguar más sobre todos los detalles de la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica B2B?

La factura electrónica es un documento donde se recogen los detalles de una transacción entre dos o más partes. La diferencia respecto a la factura emitida en papel es que la factura electrónica se registra virtualmente. Es decir, la información se registra electrónicamente en un archivo que se puede transmitir por medios telemáticos o digitales.

De esta manera, los autónomos y pymes podrán compartir sus facturas de forma instantánea cuando realicen operaciones entre ellos. Porque si, los autónomos y pymes se verán obligados a emitir facturas en operaciones de negocio a negocio o B2B.

Por lo demás, la factura electrónica deberá incluir los mismos campos que la factura en papel hasta ahora:

• Fecha de emisión de la factura
• Nombre y razón social
• NIF y CIF de quien emite y recibe la factura
• Domicilio fiscal del emisor y el receptor
• Descripción del concepto: Nombre del bien o servicio por el cual emitimos la factura
• Base imponible sobre la que se aplicarán los diferentes impuestos (IVA, IRPF, etc.)
• Precio total

¿Cuál es el plazo para implementar la factura electrónica?

La nueva factura electrónica deberá estar operativa antes del 1 de julio de 2025 por lo que todas las empresas deberán implementar algún sistema que garantice la emisión de este tipo de facturas. Y es que, hasta ahora la factura electrónica solo era obligatoria en los casos en los que se llevasen a cabo operaciones con la Administración Pública. También lo era para las operaciones entre contratistas y subcontratistas que sobrepase los 5.000 euros.

¿Quién está obligado a presentar facturas electrónicas B2B?

Por ahora todavía quedan muchas incógnitas por resolver ya que todavía se tiene que aprobar el reglamento, pero lo que ya podemos adelantar es que los siguientes agentes estarán obligados a emitir facturas electrónicas.

• Sociedades Anónimas
• Sociedades limitadas
• Uniones temporales de empresas
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
• Agrupaciones de interés económico europeo

¿Y los profesionales autónomos? También. Los autónomos deberán adoptar un sistema que les permita emitir y recibir facturas electrónicas. Diciendo así adiós a las facturas en papel. Habrá que esperar a que el Ministerio de Economía apruebe el reglamento específico para que saber de qué plazo dispondrán los autónomos para adoptar el sistema de factura electrónica.

De hecho, la obligatoriedad de la factura electrónica solo se aplica para transacciones B2B, para la venta a consumidor final, no será obligatorio la utilización de la factura electrónica.

Una vez se publique el reglamento, existirán dos plazos para que los autónomos se adapten a la facturación electrónica. Será de un año para aquellos que facturen más de ocho millones de euros y dos para los que facturen menos.

Entrada en efecto del sistema Verifactu

El 1 de julio de 2025 también marcará el inicio de la implementación del sistema Verifactu. Esta nueva aplicación diseñada por Hacienda está pensada para remitir las facturas de forma instantánea a las autoridades fiscales. Esto dará un mayor control a la Agencia Tributaria a los movimientos que se den en tu negocio.

La entrada en vigor de este sistema supondrá que los sistemas de emisión de facturas electrónicas deberán contar con ciertos requisitos de compatibilidad. En primer lugar, el software que implementes deberá tener la capacidad de conectarse con la AEAT para mandar los datos. Asimismo, deberá contar con un encadenado de facturas que añada un marcador a las mismas para asegurar su trazabilidad.

También deberás poder firmar las facturas digitalmente para asegurar su autenticidad. Por último, la aplicación deberá contar con un registro de eventos que documente todas las interacciones con el software. El sistema deberá emitir las facturas en lenguaje estructurado y admitido por la Administración (XML).

Además, desde la entrada en vigor del reglamente de la Ley Crece y Crea el 7 de diciembre de 2023, los autónomos tienen diferentes plazos para implementar la facturación electrónica en sus negocios. Estos plazos varían en función de la facturación:

• Autónomos con facturación superiores a los 8 millones de euros: 1 año desde la aprobación del reglamento. Es decir, deben tenerlo implantado antes del 7 de diciembre de 2024.
• Autónomos con facturación inferior a los 8 millones de euros: 2 años desde la entrada en vigor del reglamento. O sea, antes del 7 de diciembre del 2025.

¿Qué sucede sino adopto la facturación electrónica?

El costo de no adoptar un sistema de facturación electrónica es elevado. La denegación de acceso a las facturas electrónicas por parte de los usuarios puede suponer una multa de hasta 10.000 euros para la empresa. Con lo que, siempre es recomendable para los autónomos implementar este sistema lo antes posible para evitar sustos.

Debemos tener en cuenta que esta medida no afecta a las facturas al consumidor final. Por lo que, los autónomos solo deberán emplear la factura electrónica en sus operaciones con otros autónomos o pymes. En consecuencia, las sanciones solo afectarían a los autónomos y pymes que facturen entre ellas. Quienes facturen a cliente final, por el momento, podrán seguir haciéndolo en papel como hasta ahora.

Conclusión

Las facturas electrónicas son un paso más para la digitalización de los servicios en la sociedad. Por eso, a partir del 1 de julio de 2025, todas las empresas y autónomos estarán obligados a iniciar la implementación de un sistema de facturas electrónicas.

Este sistema deberá ser compatible con el software de la Agencia Tributaria. Y es que el objetivo de esta medida no es otro que el de facilitar la remisión instantánea de facturas a las autoridades fiscales del país.

De esta manera, se podrá tener un seguimiento más adecuado de los movimientos de las empresas para su correcta tributación. Las facturas electrónicas deberán recoger la misma información que las facturas en papel y deberán permanecer guardadas durante un periodo de tiempo estipulado para consulta de los usuarios.

Será precisamente el 1 de julio de 2025 cuando se implemente el sistema Verifactu con el que las empresas tendrán comunicación directa con Hacienda para presentar sus facturas de forma instantánea. La medida será obligatoria tanto para empresarios como para autónomos. Si bien estos últimos tendrán un periodo de adaptación de un año si facturan más de ocho millones de euros o de dos si facturan menos.

Todavía existen muchas incógnitas sobre los detalles de la nueva normativa. Pero en los próximos meses estos interrogantes se irán resolviendo y en onLygal estaremos ahí para darte todo el apoyo que necesites y cuando lo necesites.