Momentos de cambio, transformación digital, el nuevo papel del abogado…Llevamos ya mucho tiempo hablando de lo mismo, pero ¿y qué pasa con la Gestión del Conocimiento en la situación actual de profundos cambios?

Muchos despachos están poniendo el foco, como no podía ser de otra manera, en el perfil de sus abogados, en sus habilidades, en formarles en nuevas tecnologías y en aprender a prestar los servicios “de otra manera”, combinando adecuadamente la forma tradicional de hacerlo y sus conocimientos técnicos jurídicos, con las nuevas necesidades de los clientes.

¿Quiere esto decir que hay que dejar de lado la Gestión del Conocimiento? ¡Pues claro que no!. Precisamente cobra mayor relevancia ahora más que nunca. ¿Y por qué? La respuesta es sencilla: porque ahora al abogado se le exigen “otros conocimientos” además del puramente jurídico y técnico. Ahora los despachos quieren que sus abogados sean expertos en muchas otras cosas: nuevas habilidades en la gestión de los clientes, conocimientos de nuevas tecnologías, desarrollo de negocio, que sean innovadores y creativos, que presten un servicio de calidad, que conozcan bien al cliente y sus necesidades en este nuevo entorno.

Una vez más, la Gestión del Conocimiento es el gran aliado de los despachos en esta carrera de ser los mejores y ser capaces de adaptarse a un mundo en constante cambio y lleno de incertidumbres, para no quedarse atrás. Algunos se preguntarán, ¿quiere esto decir que además de invertir en nuevas tecnologías, en formar a los abogados, tengo también que invertir y gastar más dinero en Gestión del Conocimiento? La respuesta es un “no” rotundo.  La Gestión del Conocimiento no es sinónimo de tecnología, es una manera de hacer las cosas de forma diferente para optimizar los procesos, trabajar en un entorno más seguro y favorecer la productividad (término que me consta que no les gusta a muchos abogados, pero que es una realidad), así como la creatividad de las personas.

Si, además, usamos la tecnología como vehículo de ayuda, pues aún mejor. Dependiendo de la tecnología actual de cada despacho, y de sus procesos de trabajo, lo más normal es que no se necesiten inversiones adicionales, sino más bien un aprovechamiento adecuado de las herramientas en uso y una mayor integración de toda la tecnología disponible.

En cualquier caso, si entendemos la Gestión del Conocimiento como una disciplina que captura, actualiza y difunde el saber de una compañía, la situación actual precisamente lo que provoca es un giro en la estrategia para lograr integrar todos los conocimientos tradicionales y los nuevos que estamos adquiriendo.

La Gestión del Conocimiento integra y conecta personas, procesos, plataformas, vela por la seguridad de la información y la confidencialidad de la misma. No es hora de dejarla de lado, es precisamente hora de diseñar una nueva estrategia para avanzar en línea con los tiempos que corren. ¿Y cómo? Lamentablemente no hay una “receta para todos”. Cada despacho debe saber a dónde quiere llegar con la estrategia de su negocio, cuales son sus iniciativas críticas, y a partir de ahí, embeber la Gestión del Conocimiento en sus procesos.

Principios elementales que recomiendo tener en cuenta para avanzar: integrar personas, equipos clave, sistemas, definir roles y responsabilidades, en definitiva, trabajar todos juntos para evolucionar constantemente y llevar a nuestro despacho a la consecución de sus  objetivos.

La terrible situación actual con la pandemia ha hecho que muchos detractores o “no creyentes” en Gestión del Conocimiento abran los ojos. Ha hecho que cambiemos la forma de trabajar a marchas forzadas, y hemos descubierto que podemos con todo…Aquellos despachos que tenían una Gestión del Conocimiento avanzada, han dado gracias por haberlo hecho a tiempo, y me consta que ya están trabajando para evolucionarla. Los que no lo hicieron están preguntándose cómo hacerlo. Nunca es tarde para empezar, y hay que tener en cuenta que la nueva forma de trabajar durará en el tiempo.

Los abogados necesitan tener el conocimiento de su despacho al alcance de la mano, necesitan invertir su tiempo en temas importantes, y no perderlo en un desgaste infructuoso diario que suponga que no se centren en lo que realmente es relevante para el despacho y para sus clientes.

La pandemia también nos ha enseñado que la tecnología es útil, y que no hace falta hacer grandes inversiones para tener conectada a nuestra gente, ni para que puedan realizar su trabajo de forma adecuada. Hemos aprendido que lo importante son las personas y que tengan a su disposición procesos y procedimientos de trabajo adecuados.

Conclusión: nuevos retos, nuevas oportunidades, nuevas estrategias y nuevo enfoque de la Gestión del Conocimiento. ¿Cómo hacerlo? Estas son algunas sugerencias: haz un análisis de la situación actual de tu despacho, piensa a dónde quieres llegar, diseña procesos que favorezcan el flujo de conocimiento, conecta personas, plataformas, pinta tu “mapa de conocimiento”, involucra a personas clave, define la estrategia, roles y responsabilidades, y desarrolla iniciativas concretas en línea con tu estrategia de negocio. Si, además, puedes y quieres utilizar tecnología específica piensa siempre en lo que realmente necesitas y a dónde quieres llegar. Por suerte, hay muchas herramientas muy asequibles que seguro que se adaptan a tus necesidades. En plena transformación digital, lo importante es conectar personas, trabajar en entornos digitales, colaborativos, y crear ambientes seguros y responsables. Todo esto conlleva un mejor servicio al cliente, que cada vez es más exigente, la posibilidad de prestar dicho servicio adaptado a sus nuevas necesidades, y la generación de nuevas oportunidades de negocio.

Y algunos se preguntarán, ¿y qué pasa con la Gestión Documental? Me temo que este es un tema muy interesante que necesita de capítulo aparte…